Faktury dopravce připravené pro účetnictví
Z tabulkových podkladů dopravce vytváří položky přijaté faktury, importní XML a e-mail s přílohou pro účetní.
Co to řeší v praxi
Poplatky dopravce přicházejí jako tabulkové řádky, které by jinak účetní musela přepisovat do dokladu. Skript z nich připraví přijatou fakturu s jednotlivými položkami a importní soubor pošle účetnímu oddělení.
Každý použitelný řádek se promění v samostatnou položku dokladu. Nástroj přečte datum z podkladu, převede číselné hodnoty, spočítá částky položek a připojí základní údaje dokladu pro import do POHODY.
Výstup odchází e-mailem jako příloha s návodem na import. Zdrojová tabulka se po úspěšném odeslání vyčistí. Protože část identifikace faktury ve skriptu vzniká technicky, účetní po importu ještě upraví číslo faktury a variabilní symbol podle skutečného dokladu.
Co řešení umí
Načtení sdílené tabulky
Pracuje s připravenými podklady v Google Sheets bez ručního exportu souboru.
Položky faktury
Z použitelných řádků sestavuje jednotlivé položky přijatého dokladu.
Výpočet částek
Převádí ceny a skládá základ, daň a souhrn položky podle konfigurace skriptu.
Předání účetnímu
Vytvoří importní XML a doručí ho jako e-mailovou přílohu s postupem další kontroly.
Úklid zpracovaného vstupu
Po úspěšném odeslání odstraní pracovní XML a vyčistí zdrojový list pro další dávku.
Technické řešení
Python skript čte řádky přes rozhraní Google Sheets, filtruje neúplné vstupy a sestavuje dokument podle XML struktury přijaté faktury POHODY. Hlavičku, účetní údaje, detail položek a souhrn zapisuje v očekávaných jmenných prostorech a kódování.
V řádcích kontroluje minimální počet sloupců a přítomnost identifikace položky. Číselné hodnoty převádí do společného formátu a pro jednotlivé položky připravuje částky včetně daně. Problematický řádek zaznamená a přeskočí, aniž by tím nutně zastavil celý průchod.
Po vytvoření XML připojí soubor k e-mailové zprávě a odešle jej přes SMTP. Teprve po dokončeném odeslání vyčistí pracovní výstup a tabulku. Skript nepovažuje vytvořené technické číslo za finální číslo dodavatelské faktury; dokončení dokladu vyžaduje kontrolu účetní.
Technické výzvy
- Mapování proměnlivých tabulkových hodnot na účetní položky.
- Sestavení dokumentu podle více souvisejících XML struktur.
- Předání výstupu a úklid již zpracovaných vstupů.
Jak na sebe kroky navazují
01Načtení tabulky
Skript otevře pracovní list a načte řádky připravené k převodu. Prázdnou dávku neodesílá.
02Kontrola vstupů
Projde přítomnost potřebných sloupců, identifikaci položky a převod částek; nepoužitelné řádky přeskočí.
03Sestavení položek
Pro každý použitelný řádek vytvoří účetní položku s textem a vypočtenými částkami.
04Sestavení dokladu
Položky spojí s hlavičkou a souhrnem přijaté faktury podle importního XML POHODY.
05Odeslání účetnímu
XML připojí k e-mailu s pokyny, kde jej v účetním programu importovat a které údaje ručně ověřit.
06Úklid a dokončení
Po úspěšném odeslání vyčistí pracovní soubor a list. Účetní zkontroluje import a doplní finální identifikaci dokladu.
Co z toho vzniklo
Podklady dopravce lze převést do položkového importu v jednom běhu. Finální identifikaci faktury a účetní správnost dokladu ověřuje člověk.