Faktury za reklamu na Facebooku připravené pro POHODU
Z e-mailových faktur za reklamu připravuje účetní XML i při více PDF přílohách nebo archivu.
Co to řeší v praxi
Účetní pracovník nemusí přepisovat reklamní faktury z doručených zpráv. Nástroj projde přílohy, vyčte údaje pro doklad a připraví společný import do POHODY.
Zpracuje i zprávu s několika PDF soubory nebo přílohami v archivu. Vedle částky a měny pracuje s obdobím, identifikací dokladu a přiřazením k odpovídající části firmy. Vytvořený import se vrací k další kontrole.
Když některý důležitý údaj chybí nebo není čitelný, odešle upozornění místo tichého vytvoření neúplného dokladu. Účetní potvrzuje správnost a samotné zaúčtování zůstává v účetním procesu.
Co řešení umí
Více příloh
Načte několik PDF v jedné zprávě i PDF uvnitř archivu.
Vytěžení dokladů
Sestaví údaje o období, částce, měně a faktuře z textu PDF.
Hromadný import
Připraví společný XML balíček pro účetnictví.
Řízené výjimky
Nejasnou měnu nebo chybějící přiřazení předá k řešení člověku.
Technické řešení
Python workflow čte poštovní schránku, rozbalí relevantní přílohy a převádí PDF na text. Samostatná extrakce rozpoznává fakturační údaje a částku v různých měnách; další část sestaví XML v importní struktuře POHODY.
Více dokladů z jedné zprávy se sdruží do jednoho datového balíčku. Kód řeší odlišení archivů, názvů souborů, opakovaných dokladů a přiřazení střediska z dostupných podkladů.
Výsledek nebo chybové hlášení se předá odpovědné osobě e-mailem. Interní účetní pravidla a konkrétní údaje dokladů nejsou součástí veřejného popisu.
Technické výzvy
- Proměnlivé rozložení textu faktur v PDF.
- Správná interpretace měny a částky.
- Bezpečné zpracování více příloh bez záměny dokladů.
Jak na sebe kroky navazují
01Příjem zprávy
Zpracování vybere relevantní e-mail a zkontroluje, zda obsahuje použitelné přílohy.
02Rozbalení příloh
PDF soubory se vyberou přímo ze zprávy i z vloženého archivu; ostatní materiál se do účetního převodu nezahrne.
03Čtení faktur
Z textu každého dokladu se odvodí identifikace, datum, částka, měna a další údaje potřebné pro import.
04Sestavení balíčku
Z ověřitelných položek vznikne jeden XML soubor s více doklady a návaznými údaji.
05Kontrola a předání
Výsledek se předá účetnímu; při nejednoznačnosti odejde upozornění s důvodem k ručnímu prověření.
Co z toho vzniklo
Vznikl opakovatelný převod e-mailových reklamních faktur do účetního importu s výslovným řešením neúplných podkladů.