Faktury za služby Googlu do účetního importu

Co to řeší v praxi

Faktury za online služby přicházejí průběžně e-mailem a mohou mít odlišnou podobu i měnu. Nástroj z nich připraví účetní podklad, aby nebylo nutné opisovat každý doklad ručně.

V jedné zprávě dokáže projít více PDF a spojit výsledné doklady do jednoho importního souboru. Pracuje s identifikací účtu, datem, částkou a měnou, aby účetní dostal podklad v rozlišitelné podobě.

Připravený import se pošle jako odpověď k původní zprávě. Za účetní kontrolu a potvrzení správnosti dokladů nadále odpovídá člověk.

Technické řešení

Skript přijímá zprávy přes IMAP, vybírá PDF přílohy, extrahuje text a samostatným parserem interpretuje datum, částku i měnu. Výstupní vrstva zapisuje doklady do XML struktury účetního importu.

Parser počítá s různými zápisy částek a s tím, že rozhodující údaj může být v odlišné části dokumentu. U každého PDF nejprve sestaví datový záznam, teprve potom se vytvoří společný importní balíček.

Odpověď e-mailem obsahuje výsledný soubor a návaznost na původní zprávu. Veřejná reference neuvádí interní identifikátory účtů ani pravidla účetního zařazení.

Technické výzvy

• Různé jazykové a číselné zápisy ve fakturách.
• Správné sloučení více dokladů v jednom importu.
• Zachování návaznosti výsledku na původní zprávu.

Jak na sebe kroky navazují

1. 01Výběr zprávy+

   Z poštovní schránky se vybere zpráva s účetními podklady.

2. 02Získání PDF+

   Skript projde přílohy a oddělí zpracovatelné faktury.

3. 03Normalizace údajů+

   Každá faktura se přečte do jednotné sady dat včetně částky, měny a datumu.

4. 04Tvorba XML+

   Všechny platné záznamy se zapíší do importního dokumentu POHODY.

5. 05Odpověď a kontrola+

   Soubor se předá zpět e-mailem; finální účetní kontrola se provede před importem.

Co z toho vzniklo

Vznikl převodník pro reklamní a servisní faktury z e-mailu do účetního XML s předáním výsledku ke kontrole.