Automatické vystavení PDF a doručení existující faktury
Automatizace dohledá existující účetní fakturu, vytvoří její PDF a ověří doručení oprávněnému příjemci.
Co to řeší v praxi
Zákazník požádá o kopii faktury a systém vybere správný již existující doklad. Nemusí se kvůli tomu vystavovat nová faktura ani ručně hledat soubor podle názvu.
Výsledek spojuje účetní identitu dokladu, vytvořené PDF a důkaz odeslání. Nejednoznačný výběr nebo odlišný příjemce se vrátí k ověření.
Proces hledá důkaz odeslání a ukládá výsledek. Opakovaný běh může navázat na dříve dokončené odeslání.
Co řešení umí
Ověření požadavku
Požadavek se propojí s oprávněným zákazníkem a konkrétní objednávkou nebo dokladem.
Výběr faktury
Systém vyhledá již existující fakturu v odpovídající účetní jednotce. Nejednoznačný výsledek nepoužije naslepo.
Příprava exportu
Řízený proces zpřístupní účetní export a připraví PDF. Dokumentová identita zůstává stejná.
Kontrola příjemce
Adresa pro doručení musí odpovídat ověřenému kontextu. Pouhé zadání jiné adresy v textu nenahrazuje tuto kontrolu.
Odeslání přílohy
PDF se předá doručovacímu procesu s dohledatelným předmětem a vazbou na fakturu.
Důkaz doručení
Proces hledá důkaz odeslání a ukládá výsledek. Opakovaný běh může navázat na dříve dokončené odeslání.
Technické řešení
Doručovací vrstva řeší výběr dokladu napříč účetními jednotkami a řízený životní cyklus mServeru. Exportní PDF a e-mailová evidence tvoří oddělené kroky stejné operace.
Oprávnění se ověřuje vůči objednávce a údajům dokladu. Zvláštní účetní kontext zákazníka se nesměšuje s jiným prodejním případem.
Před opakováním doručení lze dohledat dřívější odeslanou zprávu. Technická chyba po odeslání tak neznamená automatické vytvoření nové faktury.
Technické výzvy
- Oprávnění se ověřuje vůči objednávce a údajům dokladu. Zvláštní účetní kontext zákazníka se nesměšuje s jiným prodejním případem.
- Před opakováním doručení lze dohledat dřívější odeslanou zprávu. Technická chyba po odeslání tak neznamená automatické vytvoření nové faktury.
Jak na sebe kroky navazují
01Ověření požadavku
Požadavek se propojí s oprávněným zákazníkem a konkrétní objednávkou nebo dokladem.
02Výběr faktury
Systém vyhledá již existující fakturu v odpovídající účetní jednotce. Nejednoznačný výsledek nepoužije naslepo.
03Příprava exportu
Řízený proces zpřístupní účetní export a připraví PDF. Dokumentová identita zůstává stejná.
04Kontrola příjemce
Adresa pro doručení musí odpovídat ověřenému kontextu. Pouhé zadání jiné adresy v textu nenahrazuje tuto kontrolu.
05Odeslání přílohy
PDF se předá doručovacímu procesu s dohledatelným předmětem a vazbou na fakturu.
06Důkaz doručení
Proces hledá důkaz odeslání a ukládá výsledek. Opakovaný běh může navázat na dříve dokončené odeslání.
Co z toho vzniklo
Automatizace dohledá existující účetní fakturu, vytvoří její PDF a ověří doručení oprávněnému příjemci.